FORMAT-FORMAT INTERAKSI DALAM KOMUNIKASI ORGANISASIONAL

1.KOMUNIKASI ORGANISASI DYAD
Kesuksesan pertemuan dalam hubungan yang bersifat dyadic dalam suatu organisasi terjadi ketika masing-masing memperlihatkan adanya saling kejujuran, kepercayaan dan cinta.dan sisanya adalah dengan keterbukaan dan bersifat permisif satu sama lain, sehingga dapat menumbuhkan dan mengembnagkan suatu kemanfaatan bagi para individu dan organisasi.
Carl Rogers menyatakan bahwa hubungan interpersonal yang efektif terjadi ketika keduanya telah memenuhi kondisi-kondisi seperti di bawah ini
1. adanya pertemuan secara personal dalam basis satu orang dengan satu orang
2. adanya saling memahami dan saling berempati
3. adanya saling menghormati secara hangat dan positif
4. saling menghormati tanpa evaluasidan reservasi
5. adanya perasaan keikhlasan, menerima dan berempati
6. selalu memelihara keterbukaan dan iklim supportive yang mengurangi tendensi yang mengubah makna
7. memperlihatkan perilaku yang dapat dipercaya sehingga menguatkan rasa aman
Pace dan koleganya juga menambahkan dua kondisi dari hasil kerja Roger yaitu
1. menerima secara bertanggungjawab apabila terjadi kesalahpahamanan dan secara aktif mencari kesamaan makna dan persepsi
2. melengkapi tujuan dari interaksi interpersonal (kepuasan, konfirmasi diri dan konfirmasi dari lingkungan fisik, perubahan yang diinginkan dan produktiitas)

Disini kita menjelaskan mengenai elemen penting yang disebut suatu iklim supportive dan iklim defensif.
Menurut Jack Gibb ada beberapa karakter a defensive climate yaitu
1. Evaluasi
evaluasi artinya penilaian terhadap organg lain, memuji atau mengecam.Dalam mengevaluasi kita mempersoalkan nilai dan motif orang lain. Bila kita menyebutkan kelemahan orang lain, mengungkapkan betapa jelek perilakunya meruntuhkan harga dirinya kita akan melahirkan sikap defensif. kontrol dan
2. strategy
strategi adalah penggunaan tipuan-tipuan atau manipulasi untuk mempengaruhi orang lain.
3. netralitas
netralitas berarti sikap impersonal—memperlakukan orang lain tidak sebagai persona, melainkan sebagai obyek
4. superioritas adalah sikap menunjukkan anda lebih tinggi atau lebih baik daripada orang lain karena status, kekuasaan, kemampuan intelektual, kekyaan atau kecantikan. Superioritas akan melahirkan sikap defensif., mengkomunikasikan perilaku superior dalam posisi, kekayaan, kemampuan intelektual dan karakteristik fisik, perasaan
5. kepastian atau certainty, orang yang memilki kepastian bersifat dogmatis, ingin menang sendiri dan melihat perbedaan sebagai kebenaran mutlak yang tidak dapat diganggu gugat

Iklim supportive memilki karakteristik-karakteristik:

1. Deskripsi artinya penyampaian perasaan dan persepsi anda tanpa menilai
2. Orientasi masalah
perilaku kontrol artinya berusaha untuk mengubah orang lain, mengendalikan perilakunya mengubah sikpa, pendapat dan tindakannyaorientasi orientasi masalah
3. Spontanitas artinya sikap jujur dan dianggap tidak menyelimuti motif yang terpendam
4. Empati artinya memahami orang lain yang tidak mempunyai arti emosional bagi kita
5. persamaan artinya sikap memperlakukan orang lain secara horizontal dan demokratis. Dalam sikap persamaan, amnda tidak mempertegas perbedaan.Status boleh jadi berbeda
6. provisionalisme adalah kesediaan untuk meninjau kembali pendapat kita, untuk mengakui bahwa pendapat manusia adalah tempat kesalahan, karena itu wajar juga kalau satu pendapat dan keyakinannya bisa berubah.

2. KOMUNIKASI ORGANISASI KELOMPOK KECIL

Kelompok kecil adalah sekumpulan perorangan yang relatif kecil yang masing-masing dihubungkan oleh beberapa tujuan yang sama dan mempunyai derajat organisasi tertentu diantara mereka. Karakter-karakternya adalah sebagai berikut
1. kelompok kecil adalah sekumpulan perorangan, jumlahnya cukup kecil sehingga semua anggota bisa berkomunikasi dengan mudah sebagai pengirim dan penerima. Pada umumnya suatu kelompok kecil terdiri dari kira-kira 5 hingga 12 orang. Yang penting diingat bahwa setiap anggota harus bisa berfungsi sebagai sumber maupun penerima dengan relatif gampang.
2. para anggota harus dihubungkan satu sama lain dengan beberapa cara sehingga perilaku anggota menjadi nyata bagi anggota lainnya
3. diantara anggota harus ada beberapa tujuan yang sama
4. para anggota kelompok harus dihubungkan oleh beberapa aturan dan struktur yang terorganisasi.

TYPE-TYPE KELOMPOK
Brooks mengidentifikasi 5 tipe kelompok dalam suatu organisasi yaitu:
a. kelompok primer : biasanya individu dalam keluarga dan teman dekat
b. kelompok kasual : biasanya untuk pertukaran ide-ide yang bermanfaat dan mengembangkan hubungan sosial yang sifatnya informal
c. kelompok pendidikan : biasanya mengenai bernagai instruksi dan tentang pembelajaran
d. kelompok terapeutik : biasanya oleh para pekerja social, psikolog, psikater dan konselor yang bertujuan adanya perubahan perilaku diantara klien mereka
e. kelompok pemecahan masalah biasanya disusun untuk tugas yang spesifik

FORMAT KELOMPOK KECIL
Kelompok kecil melaksanakan kegiatannya dengan berbagai format. Format yang paling popular adalah
1. panel atau meja bundar
dalam format ini anggota kelompok mengatur diri mereka sendiri dalam pola melingkar atau semi melingkar. Mereka berbagai informasi atau memecahkan permaslahan tanpa pengaturan siapa dan kapan mereka bicara. Anggota akan memberikan kontribusinya jika mereka sendiri merasa layak untuk itu
2. seminar
dalam format ini anggota kelompok adalah para pakar dan berpartisipasi dalam format panel atau meja buindar. Perbedaannya adalah dalam seminar terdapat peserta yang naggotanya diminta untuk berkontribusi. Mereka bisa diminta untuk mengajukan pertanyaan atau memberikan beberapa umpan balik.
3. symposium
dalam format ini setiap anggota menyajikan presentasi yang telah disiapakan seperti halnya pidato didepan umum. Semua pembicara menilik dari aspek yang berbeda mengenai satu topik. Dalam simposium pemimpin akan memperkenalkan para pembicara mengatur alur dari satu pembicara ke pembicara lain dan bisa juga menyampaikan ringkasannya secara berkala.
4. symposium-forum
dalam format ini terdiri dua bagian yaitu simposiumn dengan pembicara yang sudah disipakan dan forum, yang mempersilakan para hadirin untuk mengjaukan pertanyaan dan dijawab oleh pembicara. Pemimpin akan memperkenalakan para pembicara dan menjadi moderator dalam acara Tanya jawab.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI HASIL AKTIVITAS DARI KELOMPOK KECIL
1. fungsi peran
peranan dimainkan oleh anggota kelompok dapat membantu menyelesaikan tugas kelompok, memelihara suasana emosional yang baik. Ada dua peranan yaitu:
a. group task roles atau peranan tugas kelompok
yaitu memecahkan masalah atau melahirkan gagasan-gagasan baru. Peranan tugas berhubungan dengan upaya memudahkan dan mengkoordinasikan kegiatan yang menunjang tercapainya tujuan kelompok
b. group building or maintenance roles
yaitu memelihara hubunagn emosional diantara kelompok
2. conformity
adalah perubahan perilaku atau kepercayaan menuju(norma) kelompok sebagai akibat tekanan kelompok-yang real atau yang dibayangkan.
Sebagai gambaran adalah sebagai berikut bila sejumlah orang dalam kelompok melakukan sesuatu ada kecenderungan para anggota untuk mengatakan dan melakukan hal yang sama.
3. kepemimpinan
kepemimpinan adalah factor yang paling menentukan keefektifan kelompok
4. jaringan
5. pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
ada model group problem solving yang dikembangkan oleh Brooks, Schein, Pace dan Boren yang mengikuti model asli dari Richard Wallen yaitu
a. mengidentifikasi dan menganalisa maslah
b. mengembangkan kemungkinan solusi-solusi
c. mengevaluasi solusi-solusi yang dikembangkan
d. menganalisa cost benefit
e. membuat keputusan

JARINGAN KOMUNIKASI
Adalah pola-pola aliran komunikasi yang merupakan suatu system dari berbagai titik komunikasi untuk pengambilan keputusan.

Macam jaringan
Menurut Robert Townsend (1985) dalam Further Up the Organization, membicarakan tentang jaringan komunikasi sebagai pola interaksi manusia, adapun macam adalah sebagai berikut :
1. Roda, semuanya merupakan kelompok lima orang dimana biasanya seorang anggotanya menjadi pemimpin merupakan pusat komentar dari setiap anggota kelompok. Karena pemimpin ada dalam jaringan ia bebas berkomunikasi dengan keempat anggota lainnyan tetapi mereka hanya dapat berkomunikasi dengan si pemimpin saja
2. rantai, dalam jaringan ini tiga orang dapat berkomunikasi dengan yang disebelahnya tetapi yang dua orang hanya dapat berkomunikasi dengan seorang anggota lainnya
3. Y, dalam jaringan ini mirip dengan jaringan rantai yaitu tiga dari lima orang hanya dapat berkomunikasi dengan seorang anggota lainnya. Berbeda dengan ketiga system tersebut yang dipusatkan dan cenderung mempunyai seorang pemimpin.
4. Lingkaran, setiap orang dapat berkomunikasi dengan dua orang yang bersebelahan dengannya
5. Semua saluran, dalam semua saluran komunikasi terbuka setiap orang dapat berkomunikasi dengan semua anggota lainnya.

PERANAN JARINGAN
Ada enam peranan jaringan komunikasi yaitu
1. opinion leader
adalah pemuka pendapat atau pimpinan informal dalam organisasi. Mereka ini tidak selalu orang-orang yang memilki otoritas formal dalam organisasi tetapi membimbing tingkah laku anggota organisasi dan mempengaruhi keputusan mereka
2. gate keeper
adalah individu yang mengontrol arus informasi diantara anggota organisasi. Mereka berada ditengah suatu jaringan dan menyampaikan pesan dari satu orang kepada ornag lain atau tidak memberikan informasi. Gate jkeeper dapat menolong orang anggota penting organisasi untuk menghindarkan informasi yang terlalu banyak dengan hanya memberi informasi yang penting saja.
3. cosmopolities
adalah individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya, mereka ini mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang ada dalam lingkungannya dan memberikan informassi mengenai organsiasi kepada ornag-ornag tertentu pada lingkungannya
4. bridge
adalah anggota kelompok atau klik dalam satu organisasi yang menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya. Individu ini membantu saling memberi informasi diantara kelompok-kelompok dan mengkoordinasi kelompok.
5. liaison
yaitu sama peranannya dengan bridge tetapi individu iotu sendiri bukanlah anggota dari satu kelompok tetapi dia merupakan penghubung diantara satu kelompok dengan kelompok lainnya. Individu ini juga membantu dalam membagi informasi yang relevan diantara kelompok dalam organisasi.
6. isolate
adalah anggota organisasi yang mempunyai kontak minimal dengan orang lain dalam organisasi.Orang-orang ini menyembunyikan diri dalam organisasi atau diasingkan oleh teman-temannya.

3. KOMUNIKASI ORGANISASI PUBLIK
Melibatkan pertukaran pesan dari organisasi ke audience atau publik. Yang bisa internal ataupun eksternal. Medium dari komunikasinya dapat face to face atau melalui saluran bermedia.Suatu organisasi perlu berkoordinasi dengan publik dan berusaha mengkomunikasikan secara sinergi dengan publik internal maupun eksternal.
Menurut Zelko dan Dance komunikasi internal digunakan untuk memperbaiki efisiensi dalam operasional didalam organisasi. Tetapi Daniel dan Spiker mencatat bahwa ini termasuk berbagai aspek dalam komunikasi organisasi dari fungsi managemen dan sumber daya manusia. Yaitu orientasi, keamanan, kompensasi dan benefit, pelatihan dan pengembangan dan perbaikan moral pekerja dan kepuasan kerja.
Komunikasi publik eksternal termasuk:
1. korporat/komunikasi citra/image organisasi
2. isu dan opini publik
3. komunikasi komersial yang mempromosikan produk atau jasa.

BEBERAPA KEMUNGKINAN/CONTINGENCIES YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI
Ada beberapa factor kemungkinan yang mempengaruhi seluruh publik komunikasi organisasi . Atau hubungan antara kemungkinan factor eksternal dengan macam publik dalam organisasi yang harus dihadapi yaitu
1 factor ekonomi yaitu sejumlah stabilitas dalam kompetisi pasar dan berpengaruh pada sumber modal yang tersedia bagi organisasi
2 faktor tehnologi yaitu tingkatan inovasi dalam penelitian dan pengembangan ilmu dan tehnologi yang mempengaruhi organisasi
3 faktor legal faktor sosiopolitik budaya yaitu berkaitan dengan aturan, petunjuk atau undang-undang yang berlaku local, tingkat negara dan lain-lain
4 faktor lingkungan dan kesehatan yaitu tingkat pengaruh dari iklim, geografi, populasi, energi yang tersedia bagi organisasi

HAL HAL YANG MEMBEDAKAN KOMUNIKASI ORGANISASI PUBLIK DENGAN KOMUNIKASI DYAD DAN KELOMPOK KECIL
1. komunikasi adalah lebih berorientasi pada sumber (pembicara)
kalau dalam komunikasi organisasi dyad dan kelompok kecil hubungan bersifat resiprokal anata sumber dengan penerima sedangkan dalam komunikasi organisasi publik lebih menekankan pada pembicara dimana pembicara/speaker lebih mendominasi
2. mencakup sekelompok besar penerima yang dilibatkan.
Dalam hubungan dyad dan kelompok kecil tidak mencakup publik yang luas karena hanya terdiri tidak lebih dari tujuh anggota. Dan ketika komunikasi dengan tatap muka dengan semua anggiota menjadi sulit dan tidak mungkin maka perlu dipertimbangkan dengan komunikasi publik sehingga pembicara dapat mengakomodasi kelompok yang luas tersebut
3. ada sedikit interaksi antara pembicara dan pendengar
Menurut Brook tidak mungkin memahami masing-masing individu secara spesial seperti dalam hubungan dyad atau kelompok kecil.
4. bahasa adalah lebih umum
dalam komuniaksi organisasi publik pemnbicara harus menggunakan bahasa yang umum karena besarnya audience.

BEBERAPA TYPE AKTIVITAS KOMUNIKASI ORGANISASIONAL PUBLIK
Beberapa aktivitas dalam komunikasi organisasi publik yang popular (Goldhaber, 1993:301)
Aktivitas internal Aktifitas eksternal
Supervisory Meeting or departement head
Suggestion System
Organization meetings(boss talks, jobholders meeting)
Union meeting
Grapevine
Social Functions (picnics, holiday parties, awards banquets, etc)
Oral tehnical report and presentations
Training programs
Orientation sessions
Briefing and information sessions Goodwill speeches
Commercial speeches and advertising
Political speeches
Loobying
Civic and social club presentations
Formal public speech (special occasion)
Television and radio interviews
Testimony before legislative bodies
Addresses to stockholders


MENGAPA ORGANISASI MENGGUNAKAN KOMUNIKASI ORGANISASI PUBLIK
1. untuk menciptakan, memperkuat dan mendefinisikan kembali citra mereka terutama dimata para publiknya
2. mempengaruhi legislative dan isu-isu lain yang penting bagi organisasi mereka
3. mempromosikan produk-produk atau jasa –jasa yang diproduksinya
4. mengkomunikasikan dengan pihak publik internal dan eksternal

Sumber:
Goldhaber, Gerald, Organizational Communication, six edition, McGraw, 1993